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ppt基础操作和运用

来源:时间:2021-11-05热度:0

  取色器是在office2013之后新增的一个功能,以往大家看到一个好的排版,或者说好的模板中的配色,你想要应用到你自己的PPT中去,那你需要去用qq截图,然后获取它的RGB数值,然后再应用到你的PPT作品里去,非常麻烦。

  而在13和16版本中就新增了取色器这样一个功能。只有修改颜色的地方,都是由取色器选项的。一个文字符号就是修改它的文字颜色,在文字颜色中找到取色器这样的一个按钮,那么找了之后大家会发现屏幕上还多了一个滴管的符号,然后有一个黑色的方框,这个就是我们取色器的功能。

  用它可以很轻松地吸取界面上的一些颜色,然而很多人觉得PPT这个软件里的取色器就只能吸取PPT里面的颜色,如果我要拖动到PPT的界面外,这个取色器就消失了,好像完全没有办法吸取PPT界面外的颜色,那我们要怎么做呢?

  可能很多小伙伴还是会采用qq截图的笨办法,其实用自带的取色器也是可以吸取PPT界面外的配色的,那具体怎么做呢?长按这个取色器的按钮,它会跳出来一个关于取色器的说明:要在应用程序窗口外部选择颜色,请单击并拖动。我们在界面上长按鼠标左键,长按住之后把它慢慢的拖动到我们的PPT界面外,这样子就可以吸取PPT界面外的颜色了。

  接下来简单介绍一下整个PPT的界面有哪些操作或有哪些功能好。整个PPT的界面是由三个部分组成的,上面这部分叫做功能区,顾名思义就是我们常用的一些功能全部都在这样一个区域。而左侧这个红色的这样一块比较小的区域叫做导航区,导航区相当于整个PPT的一个缩略图,从导航区我们只要拖动进度条就可以浏览整个PPT的全貌了。

  最中间的这样一整块非常大的一个部分,我们把它叫做画布,那画布有什么作用呢?

  画布就是相当于整个PPT的一个工作台,相关的排版、设计、布局都是在这样一个工作台上去完成的。接下来分别的介绍一下给这样三块区域各自有什么用途好。

  功能区分为选项卡和主要功能区两个部分,上面一行叫做选项卡,下面部分叫做选项卡的主要功能区。那么可以看到选项卡就是插入、设计、切换这些按钮,相当于是给PPT的一个功能做了一个大类的分类。那么由大到小在选项卡的下方,就是选项的一个主要的操作区域了。比如说开始选项卡,顾名思义就是你做PPT的开始,那比如说新建幻灯片……再比如插入选项卡,那顾名思义,比如说我们可以在啊插入选项卡插入图片,表格,形状,文本框……

       PPT的基础操作和运用

  设计选项卡就是PPT的一个版式设计的功能,它这边是有一个叫主题的区域,这个区域是给大家提供了一些默认的模板,但是我并不建议大家去使用。在设设计项卡中主要会用到的是很小的一个部分:幻灯片大小和设置背景格式。

  选张卡一共是九个,那其实除了我们在明面上看得见的功能外,其实整个PPT还有很多隐藏的功能区,只有选中各类对象才会开启。比如说我们选中图片、选中形状,只有选中这些元素之后才会开启这个隐藏的功能区。

  那隐藏功能区长什么样呢?比如说我们选中图片,相比于你看原来的界面,后面增加了一个图片工具格式的功能区,这个就是在选中图片之后就会开启这个图片工具的一个功能区了。选中smart art图形或者图标,或者音频视频,那么都会跳出来隐藏的功能。

  好,我们往下看画布。PPT中最主要的一个工作区域,界面的美化、设计、排版,包括最后的呈现,都是在画布上完成的。除了画布本身的作用外,在画布上插入图片,形状、图标等等这些元素也会存在隐藏的菜单栏。比如说一个图片的元素,选中图片之后,我们可以看到右键会出现一个设置图片格式的一个选项,也就是只有在选中图片之后才会开启。

  再比如点击设置图片格式之后,在右侧就会弹出一个关于图片格式的菜单栏,里面有调整他的图片大小的选项,有调整形状样式的选项。除此之外,选中形状,下面就会改成设置形状格式的选项。

  接下来是导航,导航是在我们左侧区域的这样一栏,别看它只有左边小小的一行,其实有非常多的作用。我们拖动进度条,可以浏览整个PPT的一个全貌,那如果说你要调换两个幻灯片的一个顺序,直接拖动就可以做一个调换,非常的方便。

  那除此之外,我们还可以在导航区新建幻灯片,选中之后就会新建一个空白的页面了。右键,在新建幻灯片的地方下方还有一个叫新增节的功能。那这个功能有什么用呢?节的设置其实就像我们平时看一些小说,会有第一章第一节。那么节的作用,就是让整个PPT的结构看起来更加的清晰。节的文字的左侧有一个三角形的符号,通过这个三角形的符号,我们就可以把节暂时的折叠起来,这样子方便我们梳理整个PPT的一个框架和结构。

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  如果你不想让部分的页面在PPT中出现,那怎么办呢?在导航区右键选中这个幻灯片,在这边有一个叫隐藏幻灯片的选项,那如果我们PPT中有一些不想放出来的幻灯片,那么就可以用这个隐藏幻灯片的功能来做一个隐藏。这就相当于我们日常生活中的一个仓库,你如果有一些不需要展示出来,但是作为备用的一些元素,你就可以用隐藏幻灯片这个功能来处理了。

  之后要讲的是文件选项卡,也就是在PPT界面左上角那个非常明显的红色按钮,它有哪些功能呢?我们点开文件之后,可以简单的查看一些文档的信息,比如说这个文件的大小,类型,修改时间,作者等等。那除了这样一个作用外,它还有一个另存为其他格式的功能,我们可以用这样一个功能,把PPT的单独的一些页面保存为其他的类型,比如说PDF文件,比如说图片文件。

  在文件这里最后一栏是选项的功能,主要是调整PPT的一些常用的设置和功能。比如说保存字体,保存字体是什么意思呢?就是在打开选项之后,有一个保存一栏,里面有一个将字体嵌入文件,那么通过将字体嵌入文件之后,我们可以完全可以在其他的计算机上打开你的PPT文件,如果有一些字体格式的文件是你电脑上有,而你靠背过去之后的那台电脑上是没有备份的,那如果我们在选项中勾选了这个,就完全可以保证字体格式不会流失。

  那除此之外,有一个增加撤销次数功能,其实就是给我们的PPT增加了一个后悔药,,比如说你好多步骤之前操作错误了,如果我们增加了取消操作次数,它最高可以调到150,那我们就可以相当于撤销150步。

  大家可能还会遇到一些比较常见的情况,你PPT做到一半,可能电脑突然断电了,或者是出现一些故障,这时候我们就可以在选项中找到保存这样栏目。在保存这样一个栏目里面,有保存自动恢复信息时间间隔的功能。我们可以通过调整这个时间间隔把它缩短,比如说我这里设置为七分钟,那么我们整个PPT就会每七分钟自动保存一次,可以最少设置到一分钟保存一次。这样就可以最大限度的避免我们制作过程中断电损失文件的情况。

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  接着PPT中常用功能的一些介绍,首先是对齐功能。对齐在哪里呢?选中形状,图片,文字都可以在隐藏菜单栏中找到对齐按钮。比如说选中圆形之后,就会在上面弹出来隐藏菜单栏,在里面我们就可以找到对齐的选项。

  对齐其实分为两种,单独选中一个圆与幻灯片对齐;比如说有一个圆,选择左对齐,那么就它会自动或幻灯片的左侧对齐;如果选择水平居中,则是和幻灯片的中间位置进行对齐同样的右对齐、顶端对齐、垂直居中以及纵向分布,它都是和幻灯片进行一个对齐。

  那如果我们选中多个形状是什么效果呢?选中选中多个形状则是你所选对象所选元素之间的对齐。比如说选中三个圆,如果选择左对齐会发生什么呢?它就会默认的和左边这个圆进行对齐;同样的如果选择右对齐,那它会和右边这个圆对齐。

  除此之外还要给大家介绍一个是横向分布与纵向分布这两个功能。比如说三个元之间的间距是不一样的,我们如果选择横向分布,整个三个圆中间的间距就变得一样了。如果圆是竖着的,再选中之后全部选中找到纵向分布,那它就会自动调整中间内个圆的位置,把它们放到间距相同的位置上。

  新版本的PPT中会有的自动对齐的功能。这个是新版本比较方便的一个功能,可以方便大家轻松的自动的去对齐一些元素,你可以看到有很小很小的虚线,它就是帮助你做一个自动对齐。包括间距的调整,它都会通过这个自动的参考线来给你做一个调整。

  参考线在视图选项卡,参考线的作用是什么呢?它是帮助我们去优化一些排版的细节,比如说看看这两个元素是否对齐了,除此之外还可以构建帮助我们去构建排版的视角。

  在开始选项卡的编辑这一栏中找到选择窗格,一般我们按住ALT加f10快捷键也可以快速开启选择窗格。有什么用呢?它是帮助我们在页面元素过多的情况下,帮助大家调整页面元素的位置。

  除此之外,格式刷也是一个非常实用的功能,它可以轻松的拷贝对象的样子。比如说我们选中一个圆,然后选择格式刷,我们在点子格式刷之后,再应用到另外一个园中,就可以轻松地把格式拷贝过去了。

  除了形状之外,文字的格式也同样可以。动画也是一样的,在动画中专门有一个动画刷,同样可以把动画应用到另外一个形状中去,非常的方便。这个是帮助大家提高我们工作效率的一个非常好的工具,比如说你有很多的文字或者是形状,格式,你要统一他们的样式,如果你一个个改是不是非常的麻烦,那用这样一个格式刷的功能,就可以直接把样式复制过去了。

  做PPT的时候经常会遇到需要用各种各样的图片类的素材,在平时工作的时候会遇到一些情况,比如说图片太模糊,有时候需要把图片中的人物抠出来,说到抠大家肯定都会想到用ps是解决抠图这类的问题。

  但又会觉得ps安装太过的麻烦,操作就更加的复杂了,其实大部分常用的图片处理功能,我们在PPT中就可以轻松的完成,PPT中的图片功能在哪里呢?只需要在PPT中选中图片就可以调出了。

  选中图片,在上面多出来一个图片工具格式选项卡。有更正,有颜色,有艺术效果,包括图片,版式啊,图片效果等等都是可以调整的。

  那接下来给大家详细的介绍图片工具中我们经常会用到的功能。首先是删除背景,也就是抠图功能。

  抠图很多人都会直接联想到ps,其实不需要这么麻烦,在PPT中就可以轻松的完成,而我们需要用到的就是删除背景这样一功能。比如说背景色是黑色的,而图片的底色则是白色的,它和背景就完全的不搭,这个要怎么处理呢?我们怎么才能把这个图标旁边的白色区域去掉呢?

  我们选中图片,点击格式,就会有一个删除背景功能,在选择删除背景之后整个背景就会变成紫色了,也就是说明他进入了一个编制的状态,紫色区域表示会被删除的部分。我们可以通过拖动选区,也就是这九个角来调整它的选区的位置。除此之外,我们还可以在左上角这个区域找到这样一个叫做标志要保留的区域,顾名思义他就是可以帮助我们保留一些我们需要保留的部分。

  另外,对于一些底色是纯色的,比如说二维码图片,我们还可以通过设置点击颜色中的设置透明色,然后选择白色区域。

  当然这两种方法呢都可以帮助大家快速的去完成一些抠图,但它也不是完美的,对于一些主色和底色差异不明显的图片来说,我们还是需要用一些专业的工具,比如说ps去完成我们的抠图。

  再往介绍更改颜色和亮度功能,PPT要做到整体风格的协调统一,而我们经常会遇到一些图片的风格不一致的情况,有的偏黄,有的偏亮,那如何将它们进行统一呢?就可以用到颜色重新着色的功能,根据整体的风格,我们可以将图片调整为统一的色相。

  选中图片打开隐藏的功能栏,然后可以看到有一个颜色,打开就可以发现它能够对PPT进行一个重新着色。

  那在颜色的左侧还有一个叫更正选项,可以帮助大家调整图片的一些基础的参数,我们可以看到在颜色的左侧,这个像太阳一样的一个按钮。更正选项有什么用?可以帮助大家调整一些图片的基础参数,比如说我们常常会听到的图片的亮度,饱和度等等,都可以通过这样一个小的功能来进行调整。

  这两个功能旁边就是艺术效果功能,我们可以用艺术效果来实现一些简单的图片效果。除此之外,我们还可以把它用来制作iOS毛玻璃风格的一个背景图片。在艺术效果中找到有一个模糊的一个风格,我们就可以调整它的模糊程度,然后在下面的艺术效果选项就可以调整它一个模糊程度的大小,那通过这样一个功能呢,你就可以做出iOS风格的图片了。除此之外,文字也是可以的,我们首先将原有的文字复制,然后粘贴为图片的格式,然后我们再对它进行艺术效果的处理。

  接下来是图片样式功能。图片样式在选项卡中占了非常大的一个版面,它主要有两个作用,一个是对图片版式进行简单的美化。除此只外图片边框,包括图片效果的选项,都是可以我们帮助大家手动自己去调整一些,比如说添加阴影,边框效果。

  最后介绍的在图片工具剪裁功能,虽然常见,但剪裁的用法有非常多。第一种,我们经常会遇到一些图片,放大后可以看到它整个比例是失调的,人的脸都看不清,如果这样子拉满屏幕,而且整个人显得特别的宽,特别的胖,这个就是因为原本图片的尺寸不对,然后你拉伸过后就会导致这样一种比例失调的这样一种效果。那针对这样的问题可以怎么解决呢?就要用到我们剪裁的功能了。

  我们选中图片之后,在格式中找到剪裁功能,在最右边有一个剪裁的功能,然后在剪裁中有一个叫纵横比这样一个栏目,我们可以根据画布的大小去选择纵横比。

  比如说PPT是16:9的,我们就可以选择16:9的纵横比,选择之后我们进行剪裁,最后就会跳出来这样一个剪裁的编辑选区,我们可以通过他来做一些简单的调整,然后点击剪裁就可以把它拉伸一下,就可以铺满我们整个画布,也不会出现说人物突然变胖、一些比例失调的这样一种情况。

  除此之外,还要给大家讲的一个剪裁的功能叫做局部剪裁,它本身的应用场景并不多,我们如果通过局部剪裁,就可以人为地制造出一片留白的区域。

  接下来给大家介绍一下smartart功能,smartart指是什么东西呢?它其实是一种内置的图形,它可以一键的生成各种逻辑图表,包括我们常见的一些比如说流程图,组织结构图,都可以用它来搞定。那这个功能在哪里呢?它其实位于PPT中的插入选项卡,你点击这样一个选项卡之后就会跳出大量的图形版是供你选择,而且为你准备了流程循环等八个分类。

  我们经常能够在一些模板中看非常高大上的图文排版,其实用这样一个工具就可以轻松的制作出来,非常的方便。这个时候大家一定要问了,你学会这样一个功能,它有哪些应用场景呢?其实一部分是组织结构图,一部分是图片排版。

  我们可以用smart二字来做一些组织结构图,组织结构图怎么做呢?smartart栏目内,有一个层次结构的一个调整,我们选中层次结构就可以看到有一些我们比较常用的一些组织结构图。它是一个所见即所得的格式,我们可以在左侧输入文字,然后在右侧就会直接的给你做一个调整,如果要增加文本内容,大家直接在左侧的面板CTRL加c CTRL加v增加就可以了。

  当然,我们如果要调整文本框的大小,直接拖动旁边这几个点就可以了。除此之外,在smartart工具有一个布局的选项卡,我们可以通过布局来调整一些它的样式和结构。整个组织结构图的颜色也可以进行调整,我们可以看到在上面有一个更改颜色这样一个栏目,那也可以单独选中其中的一个文本框,在形状填充中对文本框的一个颜色,对一个矩形框的颜色以及大小、格式什么进行逐个的修改,非常的方便。

  除了组织结构图这类的图表外,图片排版也可以利用smartarts轻松搞定。我们点击之后会发现在最下面有一个图片的一个分类,在图片分类中就内置了大量的图片版式。它还有一个非常方便的功能,如果我们一个个的添加图片非常麻烦,那怎么办呢?我们可以先全部选中我们要的图片,比如说我们现在选四个,然后插入到PPT中缩小一下。接下来怎么办呢?有一个图片格式,我们选中之后就可以直接的一键把格式给他刷到这样四个图片上去,直接的完成替换的操作。

  插入形状功能大家一定并不陌生,我们可以做一些矩形圆形之类的形状,那合并形状功能是什么意思呢?其实就是我们大家经常能够听到的叫布尔运算这样一个功能。它的具体位置呢?在绘图工具选项卡格式菜单栏中。

  大家需要注意的是,我们只有选中多个形状之后,才有可能把合并形状功能调出来。如果我们选中的是单个的形状或者是单个的图片,是没有办法合并形状的,因为大家想想,合并形状顾名思义是要由两个元素才可以进行的操作。

  会从基本的原理图标,制作的事例,进阶的制作技巧,其他创意玩法四个方面给大家具体的介绍合并形状这样一个功能。

  首先是合并形状功能的基本原理,可以从刚刚的图例中看到,合并形状是由联合、组合、拆分、相交、减除这五个功能组成的,那他们每个功能都是什么意思呢?首先在左边位置给了一张原图,它是一个矩形和一个圆形的组合。

  形状联合呢是将多个形状合并为一个新的形状,而形状组合或形状联合类似,不同的地方是形状重合的部分,会做一个镂空的处理。

  形状拆分是什么意思呢?形状拆则是将多个形状进行拆分,重合的部分呢会变成独立的形状。形状相交则是只保留两个形状之间的重合的一个部分,那我们可以看到,原来一个矩形,一个圆形重合的就是中间这样一个部分,我们执行相交操作之后就可以把中间部分保留下来,其他的则会全部的删除。形状剪除则是用第一个选中的形状减去其他形状的重合部分,我们通常用它来做一些镂空的图形。

  大家一定要记住,合并形状一定要选中两个元素,这样子我们就可以做一个拆分的处理。

  减除有先后顺序的问题,先选中圆形或先选中矩形进行减除,这样一个操作产生的效果是不一样的。

  做一个图形,给它放到中间,加上图标和文字之后,再进行一些简单的装束和操作,我们就可以生成一张非常清晰的关系图标了。

  如果我们想要用形状的样式来展现图片,以往我们的做法是设置形状格式图片填充,这样的做法无法自主的选择哪些部分不展示,哪些部分展示出来。而合并形状则不同了,只需要将想展现的部分和三角形重叠执行合并形状,相交操作我们就可以控制你想在PPT中呈现的部分了。

  如何用好合并形状的功能呢?第一,一定要清楚原理,你要知道联合组合拆分相交减除它们各自都是在做什么。第二,思路要清楚,你要想清楚这个图标应该要怎么做,之后再去动手做。第三,脑洞要大,你要发挥你的想象力和创造力。

  接下来是幻灯片母板功能,我们在做PPT时候经常需要在每个页面上重复一些特定的元素,比如说给公司做PPT,需要统一的放置logo,又比如说你制作PPT模板,每个页面很多元素都需要统一,然而如果要动手手动的去添加这些重复的元素,一方面你会耗费大量的时间,一方面也会影响到你制作作品的整个思路,那有没有什么办法可以快速的统一我们的页面元素呢?

  在这里就要给大家介绍幻灯片母板功能。什么是幻灯片母板?百度一下会有复杂的很多解释,那其实简单的说,幻灯片模板就是用来统一页面元素,从而在提高大家一个制作效率的,那无论是字体、背景、颜色、页面、版式等等都可以用这个功能来实现。

  打开的方式也非常的简单,在视图选项卡点击幻灯片模板就可以了。我们点击之后,你就会发现你的PPT仿佛进入了另外一个世界,突然多了很多页面,那这些页面是干嘛的呢?

  最上面的叫做基础模板,顾名思义修改基础模板后,下面的版式也会随机修改。如果我在基础模板中插入一个形状,大家可以看到在插入形状后,下面所有的模板都相应的插入了一个形状。

  在基础模板下面,还有很多的页面,比如第一章,我们把它叫做标题版式。顾名思义就是我们的封面页,我们在做PPT的时候,第一页就会自动套用这个页面的版式。而第二个页面则是标题与内容版式,也就是我们的内页。在第二章之后的页面。

  需要给大家强调的一点是版式和版式之间是老死不相往来的,我们在基础模板中插入形状,是所有版式都会跟着相应的变化的。那如果我们选中一个单独的页面,插入形状是完全不会改变其他的版式的,只有在基础模板中插入一个形状,它下面整个会动,那单独的插入是不会改变其他版式的一个样式的。

  如果大家想要和其中以其中一个版式或其他版式不同,只需要勾选之后隐藏背景图形功能,你就会发现这一章基础模板中的样式就会没有了。除此之外,PPT整体的配色,字体、背景都可以在幻灯片母版的背景选项卡进行调整和统一。

  我们经常需要给页面批量的去添加一些元素,比如说企业的标志操作也非常简单。首先是插入一个图片,需要注意都是在幻灯片母版中完成,我们插入图片之后可以随意的调整它的位置,你会发现在基础模板插入之后以下所有的页面都会有这样一个logo的标志。这样一来我们就实现了所有页面中都出现logo,也就是批量添加logo。

  除了批量添加logo,页码也可以同样进行批量的添加,比如想给每个页面都添加页码,我们可以复制下面这样一个井号的这样一个按钮,然后复制一下在一个新的页面中把它粘贴出来。退出幻灯片母版的视图,我们就可以看到幻灯片版式调整为刚设置的版式,就会自动的给他添加一个页码出来了。

  占位符也是母板中非常常用的一个功能,可以添加文字,图片,图表等等,它有什么用呢?它可以实现元素的快速的替换。结合合并形状就可以做出很多好看的图片效果。

  用幻灯片模板的时候经常会遇到的一些问题,主要是模板的编制问题和幻灯片模板的样式的调整。有很多小伙伴呢从网上下载来了很多的PPT模板,他们在使用的时候会发现其中页面的元素完全无法的编制,那这时候大家肯定会问了,我是不是下载了一个假的模板呀?其实并不是这样的,它很多的元素呢都隐藏在了幻灯片母版中。

  我们在视图中找到幻灯片模板,打开之后你就会发现他其实把所有的样式都做到幻灯片母版中,我们可以在幻灯片模板中对它的文字,比如说进行一些删除、移动位置,这些调整都是通过幻灯片模板来实现的。

  在模板中,除了封面内页,它还有非常多的一些样式,那这些页面有什么用呢?答案是大部分情况下没有什么用。大家平时在做的时候只需要保留基础的模板,封面页,内页三个页面,最多再保留一个空白的页面作为备用,其实已经可以满足大家大部分的需求了,因而其他的页面建议大家删去。

  当然如果你需要做过度页、目录页等等,他们还是有用的。你可以选择版式插入感是或者是先去原有页面上的所有版式后添加元素,制作完成后退出模板模式,在导航中通过右键版式把他们调出。

  如果版式太多,会导致搞混的情况,其实也是可以用我刚刚给大家说的重命名功能了。如果不清楚它的用途,不知道用哪个版式,那怎么解决呢?其实只需要右键边有一个重命名版式。

  在制作PPT的过程中,有一些辅助的手段可以帮助我们更加的高效的去完成我们的作品,而快捷键就是一种常用的辅助手段。


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